Décryptage d’une mission P2P Payflows : l’art de construire une politique achats durable

Plongée au Cœur de l’Intégration Payflows via une mission de PeersGroup pour une Licorne française

PeersGroup a été mandaté par une licorne dans la sélection d’un outil de Procure-to-Pay puis dans son intégration.
Ses enjeux : optimisation de la structure de coût dans une démarche de recherche de profitabilité et orchestration du processus de référencement fournisseur (loi Sapin 2 et RSE).

Cette mission a permis à PeersGroup de se plonger au cœur des défis de l’intégration d’un jeune éditeur tout en appréhendant les objectifs et problématiques singulières des entreprises du Next40. L’objectif était clair : comprendre les différentes approches d’intégration, évaluer les besoins spécifiques du client et sécuriser le projet.

Quelques chiffres clés : plus de 200 utilisateurs onboardés en 4 mois à travers 2 pays (la France et le Brésil). En 2 mois, déjà 120 millions de dépenses engagés via Payflows.

Mais qui est Payflows ?

Fondée en 2022 par Pauline Glikman et Joseph Assouline, Payflows commercialise un module de gestion des achats modernes permettant à ses clients de résoudre l’adoption du process grâce à une interface intuitive, collaborative et automatisée qui s’intègre parfaitement aux systèmes comptables existants.

Notre retour sur l’intégration : leçon de digitalisation

Une des principales conclusions de cette mission est que même les outils de nouvelle génération nécessitent une préparation minutieuse en amont. Définir les processus, identifier les besoins, élaborer un cahier des charges détaillé : voilà les fondations essentielles sur lesquelles repose toute intégration réussie.

Revenons sur les 3 principaux points qui ont amené notre client à choisir un éditeur moderne, Payflows. 

Un paramétrage personnalisé, facile et auto-porteur

La personnalisation offerte par les nouveaux éditeurs est indéniablement un atout majeur dans l’adoption et le maintien de leurs solutions. Cependant, il est primordial de souligner que cette liberté nécessite un encadrement adéquat. En effet, sans une orientation claire et une définition précise des besoins et des objectifs, il est facile pour la solution de dériver dans des directions non alignées avec la politique achats souhaitée.

Dans ce contexte, cadrer les attentes du client devient essentiel. Cela implique de travailler en étroite collaboration avec les différentes équipes fonctionnelles du client pour comprendre leurs besoins spécifiques, leurs processus métier et leurs objectifs à long terme. Une fois ces éléments clarifiés, la flexibilité de l’outil permet de transposer digitalement le processus achats : l’outil devient l’assistant de la stratégie achats et non l’inverse.

En résumé, alors que la personnalisation peut offrir une flexibilité inestimable, elle doit être soigneusement encadrée pour garantir son efficacité et son alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Un processus rigoureux de définition des besoins et de gestion des attentes est donc essentiel pour assurer le succès de la solution personnalisée.

Une intégration express avec l’ERP. Dans notre précédent article, nous mettions en avant l’intégration native et profonde avec les ERP qui évitent au maximum le développement spécifique et proposent une intégration 2 à 3 fois plus rapide que les éditeurs historiques.

Payflows propose une intégration native avec Netsuite, offrant ainsi une synchronisation fluide des données entre les deux systèmes sans nécessiter de développements spécifiques. Cependant, il est crucial de noter que cette intégration rapide avec l’ERP exige un alignement des données. Là encore, notre mission a été d’aider notre client à atteindre l’alignement interne nécessaire pour définir un analytique commun aux parties prenantes permettant d’atteindre l’automatisation recherchée des processus comptables et de contrôle de gestion.

Tout d’abord, il est essentiel de réaliser un mapping précis des catégories d’achats avec les items comptables dans l’ERP pour permettre une certaine automatisation de la comptabilité. 

De plus, le mapping de la taxonomie des achats et du contrôle de gestion est nécessaire pour suivre efficacement le budget. En intégrant le budget entièrement dans les workflows, les responsables budgétaires peuvent suivre la consommation en temps réel et cela permet au contrôle de gestion des économies de temps indéniables sur la production fastidieuse des rapports périodiques. Les responsables budgétaires n’ont plus uniquement une tâche administrative de validation mais également les moyens d’exercer la responsabilité d’allocation de la ressource qui leur a été confiée : « Une chose ne vaut que par l’importance qu’on lui donne. »

Enfin, la définition des axes analytiques à suivre pour une synchronisation harmonieuse entre les différents systèmes est cruciale. Cela inclut l’identification des indicateurs clés de performance (KPIs) et des métriques à surveiller, permettant ainsi à l’entreprise de suivre et d’analyser ses performances de manière proactive.

Bien que l’intégration préconstruite avec Netsuite offre de nombreux avantages, il est essentiel de bien préparer son environnement ERP afin de garantir une synchronisation harmonieuse des données et une utilisation optimale de l’ERP et du P2P.

L’un des nombreux points forts de Payflows réside dans son interface utilisateur (UX) simple et intuitive.

Faire une demande d’achat ou ajouter une facture devient un jeu d’enfant avec l’outil P2P moderne. Le plus gros challenge de notre client réside dans le fait que développer un P2P au sein d’une entreprise moderne est vue comme l’implémentation d’une contrainte. Cependant, le faire dans un outil intuitif et facilement adopté permet à notre client de concentrer ses efforts sur l’implémentation du processus et l’éducation, sans avoir à consacrer du temps sur la formation de ses utilisateurs en tant que tel.

L’outil peut aider à favoriser la maturité achats souvent faible dans ce type d’organisation. Par exemple, le concept de bon de commande peut ne pas être familier, et le terme « PO » peut ne pas être compris tant par les services comptables que par les collaborateurs opérationnels. L’approche habituelle a été de valider les factures plutôt que de créer des engagements en amont. La demande d’achats est plutôt vue comme une pratique de régularisation pour pouvoir déposer une facture. Il est donc crucial pour le cabinet de conseil d’adopter une approche différente que celle habituelle pour répondre aux besoins spécifiques de ces clients. Il pourra s’appuyer du “guided-buying proposé par les outils modernes pour exposer progressivement les collaborateurs aux concepts achats.

Il est crucial d’expliquer aux utilisateurs comment l’outil reflète la politique d’achats de l’entreprise. En comprenant ces aspects, les utilisateurs peuvent naviguer plus efficacement dans l’outil et prendre des décisions en accord avec les politiques et procédures établies par l’entreprise.

En conclusion, bien que l’outil moderne simplifie les processus d’achat et de comptabilité, une communication claire et une formation adaptée sont essentielles pour garantir une transition en douceur et une utilisation efficace de l’outil par l’ensemble des utilisateurs.

Préparation Minutieuse et Collaboration Clé : Les Clés du Succès pour une Intégration Réussie

Dans cette mission pour un client de la French Tech, PeersGroup a eu l’opportunité de superviser et de co-réaliser l’intégration de Payflows. Cette expérience a mis en lumière l’importance capitale de la préparation méticuleuse en amont pour assurer le succès de toute intégration (et cela même pour les P2P modernes).

Contrairement à toute attente, même les éditeurs modernes valorisent le travail de conseil en amont opéré par les cabinets de conseil.