Contexte & Genèse
Notre client, acteur incontournable dans son secteur d’activité (fabrication de produits cosmétiques et de bien être), a lancé en 2019 un programme de transformation intégrant la refonte des process & outils P2P (Procure to Pay). En qualité d’Entreprise a mission, notre client affiche une ambition forte depuis 3 ans sur le maintien de relations durables avec ses fournisseurs pour éviter de participer, même indirectement, aux risques de défaillances d’entreprises.
L’un des objectifs de ce programme était de diminuer les délais de paiement fournisseur. Un an et demi après le Go-Live du P2P retenu, il a été constaté que le taux de retard de paiement fournisseurs était encore non aligné par rapport aux objectifs définis.
Sans informations structurées à disposition sur l’accès aux données (tableaux de bord, Kpi, BI), notre client rencontrait des difficultés dans la compréhension des causes racines (chaine amont, chaine aval, organisation / ETP…). C’est dans ce contexte que PeersGroup Consulting a été mandaté pour une mission « flash » sur la formalisation d’un diagnostic et la préconisation d’initiatives valorisées et priorisées.
Approche
Pour établir le diagnostic, le projet a démarré par une phase de récolte et structuration de la donnée (90.000 lignes de factures, 120 attributs, 1,9 Million de lignes de workflow…). Cela a permis d’établir une analyse complète du processus de la date d’émission de la facture jusqu’à la date de paiement, en passant par toutes les phases et interlocuteurs clés du processus (fournisseur, comptabilité, prescripteurs…).
En parallèle, des ateliers de travail ont été menés avec les équipes des services comptabilité, achats et IT afin de valider les périmètres d’analyse, présenter et challenger les constats et initiatives. Des interviews ont également été menées avec des personnes exposées sur le cycle P2P (prescripteurs) afin d’identifier les irritants et confirmer les grands constats.
Pour comparer le AS Is client avec des tendances externes et juger de l’importance des écarts, PeersGroup a mis à profit son réseau de clients, rodé et processé / outillé sur le stream P2P pour benchmarker une quinzaine de ratios clés (ex : délais d’acquisition de facture, délais de paiement, taux de facture avec commande, niveau d’équipements Digital et systèmes EDI…)
Résultats
La structuration des données a permis de consolider l’ensemble des informations dans une seule et unique base de données (90.000 factures, 5000 fournisseurs, 950 utilisateurs, 20 sociétés…) et de formaliser le diagnostic de la situation actuelle, notamment grâce à la mise en place d’un dashboard de pilotage reprenant les indicateurs clés.
PeersGroup a produit et formalisé un plan d’actions basé sur 60 initiatives dont 15 d’entre elles ont été valorisées en termes de retards de paiement évités. Afin de faciliter la mise en place et identifier les bons acteurs, le plan d’actions a été structuré selon 4 grands axes : Organisation, Solution, Process, Data.
Extrait d’initiatives : Mettre en place un traitement spécifique des dates de facture erronées, Adapter la périodicité des campagnes de paiement, Industrialiser le pilotage et le partager avec les équipes, RPA TVA, négocier les conditions de paiement fournisseur ou encore coacher les utilisateurs à gros retards, généralisation de la commande, levier catalogues et punch-out…
So what ?
Cette mission fait partie de l’offre « Reboosting Digital » mise en place par PeersGroup Consulting. Nous observons en effet que les investissements significatifs consentis par les entreprises sur les programmes de Digital (Capex, Opex, ETP internes et externes_éditeur, intégrateur, conseil et AMOA) nécessitent naturellement des aménagements en vie courante pour recaler les décisions prises lors de la phase de set-up, avec les remontées pragmatiques du terrain (organisation, formations, process, irritants…). Les projets de P2P sont caractérisés par un très grand nombre de variables techniques et humains, en constante évolution et dont les orientations différents beaucoup d’une société a une autre selon les socles identités (centralisation Vs subsidiarité, CSP ou non, positionnement des achats sur le cycle transactionnel, politique de suivi des budgets…).
Illustrations livrables
PeersGroup Consulting
PeersGroup Consulting accompagne ses clients (ETI et grands groupes) sur leur projets de Transformation autours des opérations avec une expertise forte sur les domaines achat, supply et finance.
La singularité de PeersGroup Consulting permet d’intervenir aussi bien sur les phases de Diagnostic que de mise en œuvre sur les chantiers principaux de nos clients : Organisation, Process, Innovation, Digital et data, Performance
Avec 30 personnes qui composent la practice et un réseau de 100 partenaires experts, PeersGroup Consulting se place parmi les leader en France du conseil en management sur les thématiques achats et supply
