La fonction achats va être encore plus sollicitée pour apporter de la performance et ainsi diminuer l’effet de la crise. C’est l’occasion de repositionner la fonction achats à la place qui doit-être la sienne.
Pour parvenir à obtenir des résultats tangents et court-termes il va à la fois falloir procéder avec méthodologie et bousculer les fonctionnements et les organisations.
Nous avons identifié une approche et un dispositif reposant sur :
Réviser et rebooster les plans de performances afin de diminuer l’impact de la crise :
- Intégrer les nouveaux enjeux business impactant la planification initiale. Les priorités du business vont sans doute être modifiées et il s’agit donc de s’assurer que vous allez concentrer vos efforts sur les bons sujets et que vous avez les bonnes informations pour bâtir un plan de performance adapté et efficace.
- Organiser la road-map en fonction de l’impact P&L et prendre un engagement précis de timing de réalisation, Privilégier les actions dont les résultats seront visibles rapidement dans les comptes car c’est ce que le business va rechercher.
- Confirmer la faisabilité des leviers, challenger et recaractériser les cibles et estimations de gains. Les nouvelles priorités business, la situation économique de vos fournisseurs, les tensions sur les chaines d’approvisionnements, sont autant d’éléments qui peuvent modifier les estimations faites en fin d’année 2019.
- Driver les opérations sur les cibles estimées afin d’avoir un périmètre d’action le plus large possible, arrêter ce qui doit l’être. Il s’agit de focaliser les ressources et les actions sur les ROI à court-terme.
- Ajuster les tableaux de bord pour isoler la performance des autres contre-performance business. Impliquer la finance pour définir les conditions devant permettre d’isoler la performance achats.
- Renforcer le mandat du plan de performance par une communication au COMEX des nouveaux enjeux et contributions du projet.
Adapter vos contrats (périmètre et engagement) aux réalités et aux possibilités :
- Identifier les prestations stratégiques, les prestations essentielles et les prestations non essentielles.
- Sur les prestations essentielles, contrôler puis adapter la facturation aux prestations réalisées et aux périmètres couverts, tout en respectant l’ordonnance 2020-306 du 25 mars.
- Sur les prestations non essentielles prendre appui sur les impacts de la crise pour exiger et engager la prestation autour de la notion de résultat ou arrêter.
Renforcer la compliance des politiques et de la gouvernance achats :
- Prendre appui sur le contexte pour renforcer la compliance achats.
- Mettre en avant les contrats déjà négociés et mal appliqués.
- Valoriser les économies perdues afin de faire réagir et faite porter les messages par le Management Opérationnel.
- Mobiliser la filière achats sur la communication, la mesure et le contrôle.
Bousculer l’organisation et le ROI de la fonction, l’organiser en task-force :
- Transformer cette période en opportunité pour proposer des ruptures dans le fonctionnement et la couverture du portefeuille.
- Permettre aux acheteurs, category manager de fonctionner en mode « task-force » en les sortant des activités moyen-long termes et non prioritaires.
- Réorganiser les portefeuilles et les activités afin de focaliser les ressources Achats sur les enjeux court-termes, non matures, pas encore travaillés.
- Repositionner la fonction approvisionnement sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le contrôle du choix des fournisseurs, de l’application des conditions négociées et les négociations spots.
- Recourir à des expertises et des ressources externes en fonction des opportunités de ROI et pour permettre ce mode taskforce.