Acteur majeur de la mobilité énergétique en France, IDEX développe en parallèle et depuis plusieurs années une offre multitechniques et multiservices dédiée aux centres pénitenciers. Suite à deux grandes consultations publiques rebattant les cartes de la gestion des services généraux de 44 établissements, le groupe voit sa part de marché considérablement s’accroître. IDEX fait alors le choix d’être accompagné par PeersGroup, pour reprendre à charge l’ensemble de la sous-traitance de 16 de ces centres pénitenciers et sécuriser en un temps réduit une continuité d’activité. Focus.
Contexte & genèse
Les marchés publics d’exploitation-maintenance et de services à la personne des établissements pénitentiaires (MGD) sont conclus pour des durées de sept ans, et donc remis en concurrence avec cette même périodicité par l’administration pénitentiaire. Ayant à charge plusieurs établissements majeurs dont Fleury-Mérogis depuis la consultation MGD17, IDEX se positionne en 2021 sur les marchés MGD21 (A et B), et se voit notifier fin juin 2022 la reprise de 23 nouveaux établissements, précédemment sous gestion concurrente, pour un transfert des activités au 1er octobre 2022.
IDEX, a l’obligation, dans un court Laps de temps (3 mois), de trouver le meilleur équilibre entre enjeux opérationnels et économiques :
- D’une part, assurer qu’il n’y ait pas de discontinuité dans le bon fonctionnement des sites et la sécurité des biens et personnes y exerçant, via la reprise de l’ensemble de la sous-traitance
- D’autre part, maintenir à minima les coûts d’exploitation sur ces nouveaux sites, tout en tenant compte du fonctionnement des marchés pénitentiaires
Dans ce contexte, IDEX sollicite PeersGroup pour gérer l’ensemble du programme :
- La définition, le cadrage du plan et la prise en compte de l’ensemble des enjeux, supporté par les équipes Advisory
- La mise en œuvre opérationnelle du Plan supporté par un staff de consultants acheteurs sur un plan de continuité d’activité
Approche
PeersGroup Advisory propose une stratégie déclinée en étapes successives, validées conjointement avec les opérations et achats IDEX lors de points de suivi hebdomadaires
- Cartographie des parties prenantes (responsables de sites et prestataires)
- Mise en place d’un référentiel standard de prestations
- Priorisation et segmentation des typologies de prestations
- Rédaction de contrats-types et d’une stratégie de contractualisation
- Mise en place d’un outil de pilotage/reporting
Résultats
Au 1er octobre 2022, la continuité de service est assurée avec l’essentiel des prestataires prioritaires parmi les 136 identifiés, sur l’ensemble des 73 prestations définies : sécurité (entretien des infrastructures garantissant les accès aux sites, sécurité et détection incendie, …), ascenseurs, blanchisserie, nettoyage, assainissement, collecte des déchets, entretien des espaces verts et équipements sportifs, notamment.
Le principal jalon ayant été réalisé avec succès, les 4 mois suivants permettent de gérer les activités restantes à produire, via différentes initiatives conduites par un dispositif allégé :
- Finalisation des contractualisations pour les prestations de rang prioritaire moindre
- Réévaluation quand nécessaire, et à la lumière des premiers retours terrain, des contrats mis en place, via le passage d’avenants
- Identification de suppléants aux prestataires ne souhaitant plus intervenir
- Définition de nouvelles prestations jusqu’ici non traitées/sous-traitées, pour se placer en parfait accord avec les exigences de l’administration pénitentiaire, et mise sous contrat de celles-ci
- Définition du plan achats et du pilotage des productivités techniques et commerciales sur le périmètre contractualisé
Au total, le programme a permis de mettre sous contrôle 400 prestations uniques par site qui sont sécurisées dans le cadre du projet (Environ 100 contrats et 30 avenants).
L’ultime étape consiste à réaliser la passation avec la nouvelle équipe achats IDEX en charge du pilotage des contrats MGD21.
Témoignages clients
« La rentabilité de ce type de projets réside non seulement dans les conditions tarifaires négociées avec nos partenaires, mais également dans notre capacité à nous aligner avec le CCTP émis par notre client, l’administration pénitentiaire, pour nous affranchir de toute pénalité. PeersGroup a su tenir compte de cette dualité, en négociant simultanément des conditions financières optimisées, mais également des systèmes de transferts de pénalités en cas de manquements sur les contrats les plus importants. D’une manière plus générale, la complémentarité Advisory & Opérations pour définir une feuille de route et la mettre en œuvre est l’élément différenciant qui nous a orientés vers PeersGroup, choix dont nous sommes à posteriori particulièrement satisfaits. »
Maud DRUESNE, Directrice achats
« Dans un secteur comme celui des établissements pénitentiaires où les enjeux sécuritaires sont prépondérants, assurer une parfaite continuité d’activité lors d’un changement de gestionnaire est l’unique option. IDEX avait besoin d’un partenaire solide pour faire face à ce beau challenge, et PeersGroup a parfaitement su nous accompagner : leur expertise, leur compréhension approfondie de nos besoins et leur adaptation à chacune de nos contraintes ont permis de parfaitement remplir la mission que nous leur avions confiée. »
Camille SCHMITT, Directeur de l’activité pénitentiaire
