Comment gérer au mieux ses achats de personnel externe ? - PeersGroup

Comment gérer au mieux ses achats de personnel externe ?

Publié le 2 juin 2022 dans Non classé

50%, c’est le pourcentage de jeunes entre 18 et 30 ans qui songent à devenir travailleurs indépendants en France. Eh oui, le statut de freelance a le vent en poupe depuis quelques années et notamment depuis le début de la pandémie. Offrant plus de liberté et répondant mieux aux aspirations nouvelles, le marché des travailleurs indépendants est en évolution constante. La France, bien qu’étant en retard sur ses confrères Européens, ne se fait pas distancer, bien au contraire !

La plupart des entreprises reconnaissent aujourd’hui que les freelances et autres travailleurs indépendants apportent une réelle valeur ajoutée sur leurs projets. Les ESN ayant connu un fort essor il y a quelques années sont aujourd’hui vues comme des fournisseurs industriels capables de délivrer du volume mais n’offrant pas autant de garanties en termes d’expertise, d’expérience ou de fiabilité par rapport à des freelances. Les donneurs d’ordres ont donc de moins en moins de frilosité à passer par des travailleurs indépendants. C’est dans ce contexte de multiplication du panel fournisseurs que les entreprises ont dorénavant besoin d’outils pour gérer au mieux leurs ressources externes, qu’il s’agisse de freelance, d’intérimaires ou de consultants délégués par des ESN. Il s’agit pour les donneurs d’ordre de sécuriser l’ensemble des enjeux d’achats de prestations intellectuelles de manière verticale (publication des contrats négociés, flux d’engagement P2P, contraintes réglementaires, saisie des timesheets et rapprochement facture/commande).

Il existe cependant une certaine confusion sur les différentes solutions à disposition dans la gestion des ressources externes : VMS, MSP et Marketplace, quelle différence pour quel niveau d’assistance ?

Le MSP (Managed Services Provider) est un prestataire externalisé. Il sera responsable de la gestion complète du processus : recherche de candidats, proposition des profils correspondants à la demande du client, gestion administrative des contrats. Le client bénéficiera d’un seul contrat cadre et d’une facture consolidée ; le processus de recrutement et le panel fournisseurs sont donc rationalisés. 

Le VMS (Vendor Management System) est une solution dédiée qui permet de gérer le personnel externe. Cet outil permet de suivre les fournisseurs, de distribuer les commandes, d’obtenir des rapports détaillés, de suivre les effectifs et de saisir les feuilles de temps, mais également de gérer le process d’onboarding/offboarding du personnel externe. Le VMS fournit aux acheteurs les informations nécessaires pour évaluer et gérer les performances fournisseurs tout en ayant une plus grande visibilité sur le process et en bénéficiant d’économies administratives. 

La grande différence réside dans le fait qu’un MSP est une externalisation à part entière du process de sélection et de gestion des ressources, là où le VMS est avant tout un outil à disposition des acteurs chargés de gérer ce personnel, qu’il soit internalisé ou externalisé. 

La marketplace elle, permet aux entreprises de garder le contrôle sur leur processus de recrutement en proposant sur son site directement les profils disponibles. Si vous êtes perdus ? Vous n’avez qu’à décrire votre projet et les compétences que vous recherchez et ils s’occupent de tout. En proposant parfois une facture consolidée, la gestion contractuelle et administrative et des connexions API avec les SI achats ou VMS, elles cherchent à améliorer leur couverture fonctionnelle sur le cycle aval (gestion de la commande à la facturation) et constituent aujourd’hui de sérieux compétiteurs sur le marché. De son côté le freelance bénéficiera d’une avance de trésorerie et de plus de simplicité dans sa gestion administrative.

Mais comment faire le bon choix ? Plutôt VMS, MSP ou Marketplace ?  Une entreprise qui souhaite garder le contrôle dans le processus de recrutement, se tournera vers les choix les plus neutre : le VMS ou la marketplace. 

Cependant, la combinaison d’un VMS avec un MSP présente l’équilibre nécessaire pour apporter une valeur significative à l’entreprise. Aujourd’hui 69% des éditeurs de VMS délivrent leur outil en partenariat avec un MSP externe (50%) ou avec leur propre MSP (19%). Une solution hybride semble être l’avenir
du marché : un dispositif MSP intégrant un logiciel VMS pour bénéficier à la fois des avantages du MSP en matière de sourcing et des forces du VMS sur le cycle de gestion du panel. 

Et les marketplaces dans tout ça ? De plus en plus de marketplaces cherchent à se doter de fonctionnalités VMS mais a contrario les VMS cherchent de plus en plus à couvrir le processus de sourcing. Le futur semblerait être fait d’extensions et de partenariats… Bientôt une solution qui couvre 100% des attentes clients ?

Il y a tout de même deux points d’attentions à prendre en compte.

  • Des business models différents qu’il convient de bien appréhender ! Si 64% des VMS ont créé leur pricing model en pourcentage du spend, 18% se rémunèrent avec un frais fixe mensuel. Les Marketplaces et MSP se rémunèrent en appliquant un pourcentage au tarif journalier du freelance.
  • Attention à l’intégration dans l’écosystème IT de l’entreprise. Il faut que la combinaison des différentes plateformes et outils ne dégrade pas l’expérience “buying channel” des prescripteurs. 

Si ce sujet vous intéresse, n’hésitez pas à solliciter nos équipes qui accompagnent actuellement plusieurs clients sur cette thématique.